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      “四有”檔案工作的些許思考
      2019年06月05日 09:17 來源:中國文物信息網 作者:吳紅波 字號

      內容摘要:

      關鍵詞:

      作者簡介:

        目前,“四有”檔案整理工作都是按照《全國重點文物保護單位記錄檔案工作規范(試行)》(簡稱《工作規范》)、《全國重點文物保護單位記錄檔案著錄說明》(簡稱《著錄說明》)、《文物保護單位記錄檔案檔號編制規則》進行收集、整理、編目、立卷的。但在實際工作遇到一些問題還存在困惑,包括材料有時存在交叉、分類不太合理等問題。當然,這與檔案管理員在整理檔案過程中思維的差異性不無關系。

        檔案的分類整理存在差異性。以同一文物保護工程為例來說,其相關材料可能包括業主單位的請示與批復文件,與勘察、設計、施工、監理單位簽署的委托合同,各階段施工圖紙、竣工圖,維修前、中、后期照片影像等。上述材料可能會被分別整理到行政管理文件卷、法律文書卷、圖紙卷、照片卷等。但對于同一個保護工程來講,這樣的分類整理可能會給檔案的保存、查找帶來不便。根據《文物保護工程文件歸檔整理規范》(中華人民共和國文物保護行業標準WW/T 0024-2010),第5部分“工程文件的歸檔范圍和質量要求”中,“從準備階段到竣工驗收階段的整個過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的工程資料,均應收集齊全,整理立卷后歸檔”。因此,在形成檔案過程中,尤其是進入續補卷階段,我們可否將一個工程材料統一立卷(涵蓋各階段文件、圖紙、照片、合同等),再按各個施工階段分開,如前期、建設期、驗收期等,再統一將其納入文物保護工程及防治監測卷中。這樣的做法避免了各類材料的拆分,更便于集中保管,且查找方便。

        檔案編目存在差異性。《著錄說明》為我們提供了編目、立卷的整體標準,但是在具體的細節處可能差異性。為解決這一問題,盧訓《文物記錄檔案整理的些許認識》一文提到,對文件標題進行編目過程中,建議對補充部分加方括號[ ],輸入日期時用“0”補充,而且日期中的月和日均默認為兩位數。這樣既方便自己單位使用,又方便上級單位查找、檢索。因此,檔案編目的一些細節部分,每個省或市可以統一制定檔案編目細則,統一規范書寫,如此做法并非教條刻板,而是為了檔案規范有序,更是為了檔案的傳承利用。比如:行政管理文件卷中,盧訓老師建議分開整理,有效避免了文件跨年的情況。如果在整理檔案的過程中,某一事件已處理完畢,也可將二者歸為一件,批復在前,請示在后,但需在文件命名時添加清楚,或做好備注說明,便于日后檢索和查找。此外,會議紀要也是行政管理文件卷的重要組成部分,我們一般很少將手寫的會議記錄納入檔案中,個人認為這個也應與正式的會議紀要一起存檔。在整理照片卷時,除填寫“題名”、“拍攝時間”、“拍攝者”外,將照片其它要素均可填寫在“文字說明”一欄,也可添加照片格式(JPEG、TIFF或RAW)及開放狀態(開放Y,不開放N)。在整理電子文件卷的光盤資料時,我們可參照《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(中華人民共和國檔案行業標準DA/T 38-2008)標準執行。

        不同的分類標準形成不同的檔案體系,即使標準相同,每個人在理解與分類過程中或多或少會存在差異性。但是,無論如何,整理和建檔規范都需保持前后一致,一以貫之,如此,就能使得檔案更好地發揮作用,這也是檔案的本質意義之所在。以上是本人在工作過程中形成的一些思考與做法,可能存在不妥之處,望同行指正。

      作者簡介

      姓名:吳紅波 工作單位:

      轉載請注明來源:中國社會科學網 (責編:齊澤垚)
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